Al buscar en Internet, es fácil que te confundas con el término. Pues habrá información relacionada a la realidad virtual (como lo es Siri o Alexa), pero también sobre las personas que trabajan como asistentes virtuales, que es lo de lo que aquí te estaré hablando.

En este post te explicaré qué es un asistente virtual, qué hace y todo lo que necesitas saber para decidir si es el recurso humano adecuado para tu empresa. 

Qué es un asistente virtual

Un asistente virtual es una persona que ofrece sus servicios de forma remota como contratista independiente a distintos negocios de cualquier parte del mundo.

Su trabajo puede ser llevado a cabo desde cualquier lugar, pero normalmente suele hacerse desde casa.

En algunos países se suelen también llamar “secretarias virtuales”, por lo que es un término al que se le pueden dar muchas explicaciones o interpretaciones.
 
Y es que la asistencia virtual no se dedica a un solo campo, la genialidad de este servicio radica en que hay de todo tipo y para casi cualquier necesidad que tenga una empresa.

De dónde viene la Asistencia Virtual

Todo empezó en el año 1992, cuando la emprendedora Anastacia Brice, estableció su negocio de planificación de viajes y asistencia ejecutiva en su propia casa.
A partir de allí el concepto de Asistencia Virtual comenzó a tomar forma.
 
Posteriormente, en 1995, Christine Durst creó las bases y estructura de la industria al fundar junto a Michael Haaren la Asociación Internacional de Asistentes Virtuales IVAA (siglas en Inglés), que luego se conoció como la principal red de soporte dedicada a formar profesionalmente a asistentes virtuales.

Lamentablemente, en Enero de 2023 IVAA cerró sus puertas pero uno de sus miembros, Tawnya Sutherland, unió esfuerzos con IVAA y decidió continuar con el legado a través de su comunidad llamada: Virtual Assistant Networking Association (VANA) en la cual brindará apoyo tanto a asistentes virtuales como a emprendedores que quieren encontrar a una asistente virtual.

Otros nombres que reciben las asistentes virtuales

Algunos otros términos que podrás encontrar en internet son:

• Secretaria virtual (normalmente usado para funciones generales y básicas)
• Asistente virtual remoto
• Asistente personal (más enfocada en apoyo para tareas personales)
• Asistente virtual ejecutiva (enfocadas en atención personalizada a altos ejecutivos)
• Profesionales virtuales
• OBM (online business manager, un rol un poco más estratégico que el asistente virtual)
• VA’s (ésta es una abreviación en inglés, por la palabra virtual assistant)
• Freelancers (el cual también aplica para otro tipo de trabajos a distancia)

Qué hace un asistente virtual

Son muchas las funciones que puede hacer un asistente virtual, donde básicamente el único requisito es que la actividad pueda ser llevada a cabo de forma virtual.

Algunas de las áreas principales en las que un asistente virtual puede brindar apoyo a una empresa o a un emprendedor son:

• Atención al cliente
• Marketing
• Administración
• Contabilidad
• Ventas

A continuación te muestro algunos ejemplos un poco más en detalle:

Administración y contabilidad

Un asistente virtual puede desde elaborar los estados financieros de una empresa, hasta realizar actividades administrativas tales como facturación, lo que lo convierte en un recurso clave para cualquier departamento de administración y contabilidad de una empresa o para brindar apoyo a emprendedores.
 
En el caso de aquellas empresas que actualmente manejan algún software contable tal como Quickbooks desktop, al migrar a la versión de Quickbooks online, fácilmente podría delegear su contabilidad a un asistente virtual.

Marketing

Las actividades de Marketing de un negocio pueden ser llevadas completamente por una o varias asistentes virtuales.

En algunos casos, existen negocios que cuentan con varias asistentes virtuales que hacen distintas actividades. Por ejemplo: tienen a una VA para el área de creación de contenido, otra para gestión de redes sociales, otra para diseño gráfico, y usualmente tienen a una figura, bien sea presencial o remota, que coordina a todos estos empleados remotos y las operaciones como tal.
 
Una ventaja para cualquier empresa o startup que ya cuenta con un equipo completo de Marketing, pero necesita ayuda puntual en ciertas actividades, es que podría contratar un asistente virtual por pocas horas al mes para que ayude solo con ciertas actividades puntuales.

Mientras que para los pequeños emprendedores también existen grandes ventajas, pues puede contratar a un asistente virtual por pocas horas a la semana o al mes, según su presupuesto, lo cual es un recurso clave para crecer. 

Soporte web

El costo por hora de los programadores web suele ser elevado, por lo que en algunos casos será mejor contratar un asistente virtual y delegar ciertas funciones, tales como:

• Carga de artículos al blog.
• Creación de formularios web.
• Cambio de imágenes.
• Actualización del contenido.
• Corregir errores en las páginas.
• Creación de landing pages. 

Atención al cliente

Esta es una de las áreas que más se apoya en las asistentes virtuales, y algunas de las tareas más comunes son: soporte vía chat, correo electrónico, atención de llamadas telefónicas y todo lo que tenga que ver con soporte al cliente.
 
Las asistentes virtuales pueden ayudarte a dar respuestas a ciertas preguntas de clientes potenciales, recibir sugerencias, canalizar quejas y reclamos e incluso brindar soporte post venta, y si provees a tu VA con las herramientas adecuadas, la atención a tus clientes puede dejar de ser un dolor de cabeza para ti.
 
Otra ventaja es que tu asistente virtual también podría estar disponible en épocas del año donde normalmente cuesta conseguir apoyo, como por ejemplo Navidad, pero esto es algo que te recomiendo conversar con anticipación.

Conoce aquí 50 tareas que puedes delegar a un asistente virtual.

Perfil de un Asistente Virtual

Algunas de las características que un asistente virtual tienen son:

1. Cuenta con equipos tecnológicos propios
   Al tener que trabajar desde casa o cualquier parte del mundo, las asistentes virtuales cuentan con su propio computador o laptop, y usualmente tienen varias herramientas tecnológicas que le facilitan el trabajo, tales como memorias externas, herramientas de edición de videos, softwares pagos avanzados, etc.
2. Se llevan muy bien con la tecnología
   Las asistentes virtuales siempre están atentas a las novedades tecnológicas que le permitan optimizar su trabajo y ofrecer mejores servicios a los clientes. Por lo que es normal que tengan una buena relación con la tecnología. 
3. Saben resolver problemas
   El rol principal de un asistente virtual es ayudar y brindar soporte a sus clientes. Por lo que la resolución de problemas es otra de sus características. 

Tipos de asistentes virtuales

Dependiendo del tipo de especialización o área de experiencia se pueden conseguir diferentes tipos. Algunas de ellas son:

• Asistentes virtuales contables, quienes ayudan con la contabilidad de un negocio
• Asistentes virtuales especializadas en Marketing
• Asistentes virtuales para realtors
• Asistentes virtuales generales
• Asistentes virtuales con foco en redes sociales y edición de videos
• Asistentes virtuales especializadas en anuncios o funnels de ventas
• Asistentes virtuales especializadas en soporte web
• Asistentes personales - éstas normalmente trabajan de forma más personal con el dueño de negocio o ejecutivo.
• Asistentes virtuales especializadas en organización de eventos
• Asistentes virtuales enfocadas en algún nicho en específico.
  
  

Por ejemplo en mi caso, aparte de este blog que hoy estás leyendo, yo cuento con una agencia de asistencia virtual y bookkeeping que se llama Delegate First, donde brindamos soporte a Coach de Negocios ubicados en los Estados Unidos. Por lo que si tu negocio pertenece a un nicho muy específico, muy probablemente podrías encontrar asistentes virtuales especialistas en tu nicho que te podrían brindar un servicio mucho más customizado.

Dónde conseguir a un asistente virtual

Existen portales de empleo donde podrás encontrar muchas opciones tanto a nivel de experiencia como a nivel de tarifas, algunos de ellos son: Upwork, Remote, Fiverr, Freelancer ó Workana.

• Asistentes virtuales contables, quienes ayudan con la contabilidad de un negocio
• Asistentes virtuales especializadas en Marketing
• Asistentes virtuales para realtors
• Asistentes virtuales generales
• Asistentes virtuales con foco en redes sociales y edición de videos
• Asistentes virtuales especializadas en anuncios o funnels de ventas
• Asistentes virtuales especializadas en soporte web
• Asistentes personales - éstas normalmente trabajan de forma más personal con el dueño de negocio o ejecutivo.
• Asistentes virtuales especializadas en organización de eventos
• Asistentes virtuales enfocadas en algún nicho en específico.
  
  

Por ejemplo en mi caso, aparte de este blog que hoy estás leyendo, yo cuento con una agencia de asistencia virtual y bookkeeping que se llama Delegate First, donde brindamos soporte a Coach de Negocios ubicados en los Estados Unidos. Por lo que si tu negocio pertenece a un nicho muy específico, muy probablemente podrías encontrar asistentes virtuales especialistas en tu nicho que te podrían brindar un servicio mucho más customizado.

www.upwork.com

www.fiverr.com

www.remote.com

También puedes buscar en las redes sociales, grupos de Facebook, mediante referidos ó a través de internet usando motores de búsqueda como Google o Pinterest.
 
Cuando buscas asistentes virtuales por Google, normalmente aparecerán en las principales búsquedas portales de empleo como los que mencioné antes, y también sitios web que normalmente son de agencias que brindan servicios de asistencia virtual o de asistentes virtuales que ya tienen cierto tiempo y experiencia en la industria.
 
Si decides usar algún portal de empleo, mi recomendación es que revises los reviews pues te dará mejor idea de la calidad de servicio que brinda esa persona y muchas veces clientes pasados dejan comentarios que podrían ser clave para tomar la decisión de si trabajar o no con ese asistente virtual.
 
También te recomiendo apoyarte con el servicio de mensajería interna que ofrecen para tratar de comunicarte con el potencia VA y coordinar bien sea una llamada para conocerse mejor, o simplemente hacerle ciertas preguntas vía chat.
 
A veces ocurre que existen VA’s que tienen sus perfiles en estos portales, pero no significa que estén disponibles para tomar nuevos trabajos, cosa que no ocurre con una agencia. Algunos no toman este oficio como un trabajo de tiempo completo, sino como una oportunidad de conseguir ingresos extra a su trabajo principal. Por lo que es importante definir con antelación el tipo de relación y servicio que estás buscando.

Tipos de contratación

El tipo de relación de un asistente virtual con sus clientes es modo outsourcing. Esto permite a las empresas y emprendedores ahorrar en costos de contratación y equipos de oficina, pues no existe una relación de dependencia laboral.

Algunos de las formas disponibles para contratar a un asistente virtual son:

• Por horas trabajadas
• Por proyectos terminados
• Tarifa mensual por ciertos paquetes de servicios

Dependiendo del medio que uses para buscar a tu próximo asistente virtual encontrarás distintas formas de contratación. 

Usando un portal de empleo

Si usas algún portal de empleo puedes colocar un anuncio explicando el tipo de ayuda que necesitas, cuál es el perfil del asistente virtual que buscas, e incluso si lo deseas, tu presupuesto. Luego tienes que esperar a tener candidatos interesados en tu oferta (aunque tú también puedes invitar a los candidatos que desees a que apliquen), y a partir de allí empezar a negociar.

Usando una agencia o un VA independiente

Si decides buscar a una agencia o un asistente virtual que trabaja de forma independiente, normalmente éste tendrá sus tarifas bien definidas, bien sea por horas o paquetes, y ya tendrá una forma de trabajar que la mayoría de las veces se ajusta a lo que buscan los clientes.
 
¿Cuál opción es mejor? depende.

En los portales de empleo podrás encontrar desde excelentes candidatos hasta el típico asistente virtual que no es responsable con sus entregas, que no cumple con la calidad esperada, o incluso se pierde a mitad del proyecto.
 
Mientras que al trabajar con una agencia o un asistente virtual experimentado que trabaja de forma independiente, es mucho más fácil encontrar experiencia, compromiso y confianza en un solo lugar.
 
¿Mi consejo? Toma el tiempo necesario para buscar, filtrar y entrevistar. Si tienes claras tus expectativas, es cuestión de tiempo de encontrar al asistente virtual correcto, independientemente del medio que decidas usar.

Claves para contratar a un asistente virtual

Antes de contratar a un asistente virtual te recomiendo conocerlo un poco más, bien sea por correo electrónico o video llamada. En este artículo 10 Preguntas claves para entrevistar a un asistente virtual podrás tener mejor idea de posibles preguntas que puedes hacerle durante la entrevista.

También dependerá del tipo de proyecto que necesites. Ya que si se buscas una ayuda puntual, quizás con una simple conversación vía chat puedas aclarar todas las inquietudes que tengas y así empezar el trabajo lo más inmediato posible.

Mientras que si se buscas una relación a largo plazo, lo más recomendable es que puedas conocer a ese potencial asistente virtual a través de una video llamada.
 
Otro punto importante de los asistentes virtuales es que normalmente trabajan con más de un cliente, por lo que el tiempo de adaptación es importante.

Aquí mi recomendación, después de trabajar por más de 5 años como proveedor de este servicio, e incluso por mi propia experiencia al tener asistentes virtuales en mi equipo, es que le des suficiente tiempo para conocer al negocio, permite que se involucre con las tareas asignadas, y no tomes decisiones precipitadas.

Conocer y adaptarse a tu negocio puede tomar cierto tiempo, por lo que mientras más claro tengas tu proceso de onboarding, más rápido pasará el período de adaptación.
 
Conversen sobre las herramientas de gestión de tareas que estarán utilizando (en caso de existir), la disponibilidad, tiempos de entrega y herramientas que domina.

Puedes brindarle algún entrenamiento corto, grabar algún video tutorial o pedirle al asistente virtual que investigue sobre aquellas herramientas que necesitas que use en tu negocio para poder cumplir sus tareas.
 
Lo mismo ocurre si existen procesos o herramientas muy propios de tu empresa, y aquí lo más recomendable es brindarle una capacitación completa antes de delegar funciones.

Cuánto y cómo cobran las asistentes virtuales

Las tarifas de un asistente virtual varían según especialidad, experiencia, ubicación, industria o nicho para el que trabajan, idiomas que habla, cantidad de horas o nivel de complejidad del trabajo que ofrecen, tipo de cliente que atienden ó ubicación del cliente.
 
En esta industria podrás encontrar asistentes virtuales que cobran desde $5/hora (incluso menos), hasta asistentes virtuales que llegan a cobrar unos $40/hora e incluso más.

También encontrarás asistentes virtuales que cobran por proyectos, y las que ofrecen sus servicios bajo tarifas mensuales por ciertos paquetes de servicios, tal como mencioné antes.
 
Todo va a depender siempre del tipo de asistente virtual que estés buscando, pues así como existen los que tienen poca experiencia que pueden ayudar con tareas básicas, también existen los asistentes virtuales que no solo tienen estudios universitarios, sino que también cuentan con certificaciones avanzadas que podrían dar un valor agregado a cualquier negocio.
 
En cuanto a las formas de pago, algunas de las más comunes son: Paypal, transferencia bancaria directa, Wise, Payoneer, o llevarlo a cabo a través del portal de empleo de contratación facilitando los datos de pago en este portal.

Estos portales normalmente cobran un fee, y generalmente es descontado a la persona que recibe el dinero, es decir al asistente virtual. Por lo que es un dato extra que también puedes tener en cuenta al momento de negociar las tarifas.

Quien contrata a un asistente virtual

Desde grandes compañías como CVS Health o varias del sector de la banca, hasta startups, marcas personales y emprendedores. Básicamente cualquier negocio puede contratar a un asistente virtual.
 
Otro tipo de empresas que suelen contratar a estos empleados remotos son las agencias de Marketing, quienes consiguen ahorros importantes, talento especializado y respuestas rápidas a los requerimientos de sus clientes. 

Ventajas de contratar un asistente virtual

Trás la pandemia ocurrida en el 2020, muchos trabajadores tuvieron que empezar a trabajar desde casa. Esto hizo que personas que regularmente estaban acostumbrados a trabajar en una oficina tuvieran que aprender en pocos meses cómo funcionaban los entornos virtuales.
 
Sin embargo, no todo fue como se esperaba para las empresas. Muchas tuvieron que incurrir en costos adicionales tales como comprar equipos o sillas ergonómicas para sus empleados, pues las condiciones de sus hogares no estaban adaptadas para ejercer su trabajo de forma virtual, lo cual afectaba su productividad.
 
Esto sin contar con la curva de aprendizaje de todo el proceso para todos los integrantes de la empresa, para finalmente darse de cuenta de que muchos empleados luego no querían volver a trabajar en la oficina una vez finalizado los episodios más graves de la pandemia.
 
Ante esta situación, resulta atractivo para cualquier empresa poder contar con talento profesional pero a un costo más accesible, y que ya esté acostumbrado a trabajar en entornos virtuales y brindando los resultados que se esperan.
 
A continuación menciono de forma detallada algunas de los beneficios:

Ahorro en costos

Al no tener que incurrir en todos los pasivos laborales que implican la contratación de un empleado a tiempo completo, así como equipos, mobiliario y gastos oficina, estes es definitivamente el mayor beneficio que tiene una empresa de trabajar con este tipo de trabajador remoto.

Comunicación clara, constante y directa

Los avances tecnológicos ofrecen muchas herramientas que facilitan la comunicación sin importar la ubicación de las personas.

Entre algunas de las que más se usan para la comunicación virtual se encuentran: Zoom, Skype, Telegram, WhatsApp, correo electrónico, o herramientas de gestión de proyectos tales como Monday, Asana, Clickup, Notion, TodoIst o Trello.

Mayor productividad

La principal cualidad de un asistente virtual es la productividad. Éste suele trabajar por horas o por proyectos con plazos de entrega, lo que le garantiza obtener resultados en el tiempo acordado.

Velocidad de respuesta

Un asistente virtual generalmente pasa sus días trabajando frente a un computador, ejecutando sus tareas mientras permanece atento a sus herramientas de gestión y canales de comunicación.

Esto hace que pueda responder requerimientos de forma rápida, normalmente en un lapso máximo de 24-48 horas. 

Quién puede ser asistente virtual

Cada vez son más las personas que trabajan por Internet, y prácticamente cualquier persona puede trabajar de asistente virtual.

• Marketing digital
• Redes sociales
• Diseño gráfico
• SEO
• Administración
• Creación de contenido y copywriting
• Gestión de proyectos
• Conocimiento de las principales herramientas digitales

Estas son solo algunas de las áreas más demandadas, pero existen muchas más.

Por supuesto, todo va a depender del área en el que se quiera desarrollar esta persona como asistente virtual, y mientras más conocimientos tenga, a la larga podrá cobrar mejores tarifas a sus clientes.
 
La formación puede ser adquirida mediante algún curso online o por experiencia laboral propia que le brinden destrezas y habilidades y lo conviertan en un asistente virtual competente y capacitado.

Por otro lado, como asistente virtual, la capacidad de dominar más de un idioma daría muchas más ventajas para la captación de clientes, pudiendo así trabajar con negocios de cualquier parte del mundo.

Y aunque con la llegada de la inteligencia artificial algunas tareas que solía hacer un asistente virtual pueden ser reemplazadas, siempre necesitarás a alguien en tu equipo que te ayude a seguir creciendo, o incluso que sepa utilizar estas herramientas y pueda ayudarte a simplificar las operaciones y procesos de tu negocio.

Espero que este artículo haya aclarado todas tus dudas sobre qué es un asistente virtual, y no dudes en dejarme tus inquietudes o contarme qué te pareció en la sección de comentarios.
 
Te mando un fuerte abrazo, desde la virtualidad.
Marlin

Disclaimer: Este artículo contiene enlaces de afiliado. Esto quiere decir que si decides comprar a través de ellos alguna de las herramientas mencionadas, yo recibiré una pequeña comisión sin ningún coste adicional para ti. Me ayudarías mucho si usas mi enlace pues así puedo seguir creando más contenido educativo como este.