Si tienes un emprendimiento y tienes muchas tareas a las cuales hacer seguimiento para seguir creciendo, contratar a un asistente virtual puede ser de gran ayuda.

Para contratar a un asistente virtual primero debes tener bien claro cuáles son tus necesidades, ya que no todos los asistentes virtuales ofrecen los mismos servicios.

Además, debes saber bien qué es lo que quieres delegar y ser lo más específico posible en lo que pides, o no querrás que te cobren un extra por estar pidiendo cambios constantemente en los entregables.

¿Cuándo contratar a un asistente virtual?

Debes hacerlo cuando tengas actividades que te quitan mucho tiempo en tu emprendimiento, que no sabes hacer, o que simplemente no disfrutas hacer.

Contratar a una asistente virtual no solo puede ayudar a quitarte mucha carga de trabajo, sino que además puede ser un factor decisivo para ayudarte a seguir creciendo.

Así que si sientes que ha llegado la hora de sumergirte en tu verdadera área de genialidad y dedicar menos tiempo en hacer esas tareas repititivas que ya no disfrutas, muy probablemente ya estás listo para contratar a tu próximo asistente virtual.

Pasos para contratar a un asistente virtual 

1. Define bien tus necesidades

Es muy importante que determines cuáles son las actividades que vas a delegar.

¿Son tareas recurrentes? ¿son tareas puntuales? ¿es un proyecto completo? ¿ o se trata de un congreso virtual, una campaña o un evento?

Otro aspecto a considerar es cuál es tu presupuesto para esto. Existen asistentes virtuales que te cobrarán por horas, otras lo harán por proyectos, mientras que otras lo harán por paquetes mensuales, por lo que es importante evaluar los pro y los contra de cada una de estas modalidades.

Por otro lado, existen asistentes virtuales en todas las partes del mundo, por lo que aquí también podrías evaluar cuál zona geográfica y zona horaria es más conveniente para ti, bien sea por idiomas, tarifas promedio, habilidades, o incluso acceso a la tecnología.

Finalmente, no olvides las habilidades blandas. ¿Qué tipo de persona quieres dentro de tu equipo? ¿debe ser creativa? ¿debe ser orientada al detalle? ¿debe ser más bien independiente?

Hacer esto te permitirá definir bien el perfil de la persona que necesitas dentro de tu equipo, determinar el presupuesto a invertir en ella y direccionar así tus criterios de búsqueda.

2. Selecciona tus plataformas tecnológicas 

Selecciona con antelación aquellas plataformas tecnológicas que deseas usar para cumplir con los objetivos de tu negocio.

Si deseas que te ayuden con tu emprendimiento, debes al menos tener claro las herramientas con las cuales necesitarás que te asistan.

Por ejemplo, si piensas trabajar con campañas de email marketing, investiga un poco sobre cuáles son las plataformas que cumplen mejor con tus expectativas, presupuesto y requerimientos.

Ya que muchas veces querrás empezar con la opción gratuita y básica, pero a medida que tu emprendimiento vaya creciendo, verás que resulta algo limitado y te tocará evaluar los beneficios de los planes pagos.

Este tipo de decisiones las tendrás que llevar a cabo con anticipación para tener al menos una primera estructura de lo que compone tu negocio, como tu sitio web, tu landing page, tu sistema de calendario, tu gestor de proyectos, etc.

Pero no me malinterpretes. No tienes que saberlo todo desde ya.

Sin embargo, mi recomendación es que trates de proyectar tu negocio en el futuro lo mejor que puedas y tomar las decisiones que estén a tu alcance hoy. Siempre es posible ir mejorando, pero lo importante es tener la visión presente.

También puedes pedir asesoría a tu posible asistente virtual durante la llamada de descubrimiento, pero recuerda que los asistentes virtuales no necesariamente conocen el 100% de las plataformas en línea (pues son muchas y constantemente salen nuevas).

El lado positivo aquí es que, dada la experiencia que tenga con clientes anteriores, será capaz de asesorarte en algunos aspectos y decirte con qué herramientas te puede ayudar mejor.

Un asistente virtual profesional te dirá durante esa primera llamada cuáles son sus fortalezas y cuáles sus posibles limitaciones. De esta manera te llevará por un camino que sea fácil y efectivo de transitar para ambos.

3. Ten bien claro tus objetivos

Mientras más claridad y orden tengas con tus ideas y objetivos, podrás hacer un mejor uso de tu inversión.

Primero necesitarás esta información lo más detallada posible para poder explicar lo que necesitas a tu asistente virtual. 

Recuerda que los asistentes virtuales son emprendedores al igual que tú, por lo que si empiezas delegando ciertas actividades a las cuales les harás cambios con frecuencia (por no tener claro tus objetivos en un principio), no estarás optimizando bien tu inversión y esto podría hacerte perder dinero.

4. Realiza una búsqueda online

Con toda la información que recopilaste de los pasos anteriores, puedes publicar un aviso en tu sitio web, buscar en redes sociales (los grupos de Facebook son excelentes para esto), pedir referencias a algún otro emprendedor o ir por las plataformas especializadas, tales como Fiver, Upwork y otras más que te explicaré más adelante.

Es de suma importancia que revises la reputación en línea de tu posible asistente virtual. Si tiene un negocio propio, lo más probable es que tenga un sitio web y puedas chequear allí los testimoniales de otros clientes.

También puedes investigar en sus redes sociales, pues a veces suelen publicar sobre su experiencia, e incluso compartir testimonios de clientes.

5. Preselecciona a tus candidatos

Una vez que realices tu investigación, preselecciona varios candidatos. Selecciona al menos los 2 o 3 que más se ajusten al perfil que estás buscando.

6. Agenda una llamada de descubrimiento de necesidades

Ponte en contacto con tus candidatos preseleccionados y agenda una entrevista en línea si así lo consideras necesario. Algunas plataformas que puedes usar para esto son Skype, Telegram, Hangouts, Meet o Zoom.

7. Haz preguntas claves y despeja todas tus dudas

Este paso es muy importante porque te permitirá conocer más en profundidad a tu potencial asistente virtual y descubrir si es la persona indicada para ti

Lo recomendable es que realices preguntas básicas desde cuánto tiempo tiene de experiencia como asistente virtual, hasta preguntas más específicas en relación con las habilidades requeridas para ejecutar las tareas que necesitas delegarle.

Incluye también preguntas vinculadas a disponibilidad de tiempo, zona horaria, tiempos de entrega y por supuesto sobre sus honorarios.

Para ayudarte un poco más con este paso puedes consultar mi artículo de 10 Preguntas Claves Para Entrevistar A Un Asistente Virtual.

8. Contrata a tu mejor candidato 

Una vez que termines la ronda de entrevistas, evalúa bien cada perfil y toma tu decisión final.

Aquí es importante tener en cuenta que si es una persona que tiene su propio negocio, lo más probable es que no seas su único cliente.

Igualmente, de ser necesario se recomienda firmar un contrato que deje por escrito las condiciones de la contratación, tales como horas de servicio, formas de pago, confidencialidad, entre otros.

Incluso si piensas que vas a estar compartiendo información muy confidencial de tu negocio, mi recomendación es que le pidas a tu asistente virtual que firme lo que se conoce como NDA, que no es más que un acuerdo de confidencialidad.

9. Acuerden sus actividades semanales

Existen muchas herramientas que puedes usar para administrar las tareas de tu asistente virtual, algunas de ellas son: Monday, Notion, ClickUp, Todoist, Trello, Asana, entre otras.

Usar herramientas para el manejo de proyectos te ayudará a tener toda la información que compartes con tu asistente virtual en un solo lugar, y puedes hacer seguimiento desde tu computador o teléfono pues la mayoría tienen disponible sus aplicaciones mobiles.

También podrías tener reuniones de seguimiento, bien sea semanal, quincenal o mensual. Esto es algo que debes coordinar con tu asistente virtual y ten en cuenta que la mayoría de las veces, este tiempo de reunión es considerado dentro del tiempo que debes pagar por sus servicios.

10. Dar feedback con frecuencia sobre tareas y objetivos

Como en cualquier relación, la comunicación es vital para que todo marche sobre ruedas.

Por ello es importante que siempre des feedback a tu asistente virtual pues esto ayudará a que vaya familiarizándose cada vez más con tu negocio y con tus objetivos.  

¿Cuánto cuesta contratar a un asistente virtual?

En el mundo de la asistencia virtual puedes encontrar de todo. Desde asistentes que cobran desde $5/hora (incluso menos), hasta otras que cobran $40, $60 o incluso un poco más.

Y aunque el pago por hora es la modalidad de pago más frecuente, también puedes conseguir asistentes virtuales que cobran un determinado fee por algún servicio mensual o por algún proyecto específico, y su tarifa final va a depender mucho de su experiencia y años en la industria.

Una localidad muy popular a la hora de contratar asistentes virtuales es las Filipinas, ya que además de conseguir personal que habla inglés, suelen tener tarifas competitivas para emprendedores.

La región de las Filipinas es muy popular dentro del nicho de la asistencia virtual ya que ha venido creciendo a lo largo de los años pues el costo de vida no es tan alto como en otros países, y existen muchas personas trabajando como asistentes virtuales.

Sin embargo, si piensas considerar a esta región, te recomiendo que sigas los pasos de los que te hablé antes, ya que así como he escuchado historias de éxito, también he escuchado historias no muy buenas sobre esta localidad, pues algunos asistentes virtuales "suelen perderse" y luego regresan como si nada hubiese pasado. 

Pero si haces un buen proceso de selección, no deberías tener problemas con esto.

Modalidades de contratación

1. Tarifa por hora

Es la modalidad más común de todas y se basa en pagarle a tu asistente virtual por las horas trabajadas durante un determinado período acordado.

Las tarifas promedio son:

• Desde $5-$15/hora, normalmente en regiones como las Filipinas o Latinoamérica.
• Desde $25/hora en adelante, en países como Estados Unidos.
• Desde €25/hora en adelante, en países de Europa.

Esto no es una regla, pero es lo que normalmente se encuentre en el mercado.

2. Paquetes de horas / servicios mensuales

Esta modalidad suele verse en servicios mensuales tales como gestión de redes sociales. Sin embargo, también aplica para servicios de asistencia virtual basado en un nro. determinado de horas al mes.

Por ejemplo, pudieras contratar a un asistente virtual que te ayude 20 horas al mes en tu emprendimiento y que entre sus tareas se incluya: creación de diseños en Canva, servicio al cliente, manejo del correo electrónico y actualizar tu blog.

Esto va a depender de la oferta de servicios que tenga tu potencial asistente virtual, pero si no es así, es algo que tú también podrías proponer.

Esta es la opción que manejo en mi agencia de asistencia virtual para todos nuestros servicios, y pienso que para negocios que tienen una carga de tareas recurrentes, es la opción más recomendable ya que no sólo te permite tener el control de tus gastos fijos mensuales, sino que además puedes tener la tranquilidad de que esas tareas predefinidas siempre estarán cubiertas mes a mes.

Por otro lado, si aún estás un poco nuevo con tu emprendimiento o no tienes muchas tareas para delegar, mi consejo será contratar a una asistente virtual por horas.

3. Precio basado en proyecto

Este modelo es muy similar al anterior de paquete de servicios por mes, con la diferencia que es para proyectos puntuales que tienen un principio y un fin.

Por ejemplo, si necesitas apoyo en correr una campaña de anuncios, o con editar cierta cantidad de videos.

Al igual que en el caso anterior, es importante que tengas claridad de lo que necesitas y cómo lo necesitas, pues de lo contrario corres el riesgo de pagar un monto extra por cambios de último minuto o de poner en riesgo la fecha de entrega.

¿Dónde buscar a tu primer asistente virtual?

Aparte de ir a Google, grupos de Facebook, redes sociales y preguntar a otros emprendedores, existen ciertas plataformas especializadas para esto.

En esta sección hablaremos sobre cuáles son las más famosas dentro del mercado y qué diferencias tienen entre sí.

Las 5 mejores plataformas para contratar tu primer asistente virtual

Upwork

Upwork es una de las plataformas más famosas donde podrás encontrar asistentes virtuales de distintas partes del mundo y, a su vez, funciona como tu intermediario de pago.

Aquí tienes acceso tanto a freelancers como a agencias. Además, puedes a simple vista evaluar qué tipos de trabajo tuvo anteriormente, ver testimoniales, portfolio y, lo más importante, qué habilidades tiene.

Fiverr

Fiverr es muy popular por tener asistentes virtuales y todo tipo de freelancers con tarifas altamente competitivas.

Encontrarás esta plataforma muy parecida a las demás, y como siempre, la recomendación es revisar que tenga buenos testimoniales y que hagas las preguntas recomendadas anteriormente a tus posibles candidatos.

FreeLancer

FreeLancer es otra gran plataforma similar a Upwork, donde además de ver la información que mencionamos anteriormente, también puedes ver qué paquetes de servicios ofrece cada freelancer o asistente virtual.

Tienen además una forma muy intuitiva de rellenar una especie de solicitud que te ayudará en el proceso de búsqueda.

Workana

Workana es una de las plataformas más utilizadas por los asistentes virtuales actualmente.

Aquí puedes publicar en pocos pasos tu proyecto y encontrar así una gran variedad de asistentes virtuales que cumplan con tus requisitos.

RemoteCo

RemoteCo es un portal de nómina que permite a empresas contratar, administrar y pagar a su equipo remoto internacional.

¿Para quien es útil esta plataforma? Para empresas o emprendedores que quieren contratar personal remoto internacional y necesitan no solo contratar, sino pagar y administrar a sus contratistas, con contratos localizados, entre otras funciones disponibles en Remote.

Si tienes dudas entre si debes contratar a un empleado remoto ó a un asistente virtual para tu empresa, te invito a leer el siguiente artículo que escribí en la web de mi agencia (está en inglés).

¿Cuáles son las tareas de un asistente virtual?

Tienes un abanico enorme de tareas que podrías estar delegando ahora mismo y haciendo tu vida no sólo más fácil, sino mucho más productiva y placentera.

Algunas de ellas son:

• Servicio al cliente
• Creación de contenido
• Atención de llamadas
• Diseño gráfico
• Gestionar comunidades en redes sociales
• Gestión de tu correo electrónico
• Preparación de presentaciones
• Manejar la contabilidad
• Gestionar newsletters
• Y muchas más.

Esto es solo una pequeña muestra, pero si quieres saber más no dejes de leer mi artículo 50 tareas que puedes delegar a un asistente virtual para darte una mejor idea al respecto.

Espero que esta guía te haya sido de gran utilidad y te acompañe en el proceso de búsqueda de tu próximo asistente virtual.

Te mando un fuerte abrazo desde la virtualidad

Marlin

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