Delegar tareas es una habilidad esencial que todo emprendedor debe dominar para ser eficiente en su negocio digital.

Aprender a delegar funciones correctamente, puede mejorar tanto tu productividad como tu propia satisfacción como emprendedor, pues irás desarrollando habilidades blandas que te permitirán proyectar a tu negocio hacia mejores horizontes.

En este artículo, te estaré hablando de algunos conceptos básicos, así como consejos útiles para que puedas delegar tareas de manera efectiva.

¿Qué significa delegar tareas?

Delegar tareas significa asignar una tarea, responsabilidad y autoridad a otra persona. Esto puede incluir desde tareas administrativas, hasta tareas de gestión e incluso un poco más estratégicas.

Cuando delegas tareas, no solo liberas tu tiempo para centrarte en responsabilidades más importantes de tu negocio digital, sino que también brindas a tus colaboradores la oportunidad de que desarrollen ciertas habilidades lo que a la larga los beneficiará tanto a ellos, como a tu emprendimiento.

Importancia de delegar tareas

Delegar tareas es esencial para mejorar la productividad y la eficacia en tu emprendimiento. Cuando aprendes a asignar responsabilidades a otros miembros de tu equipo, puedes enfocarte en actividades más importantes y estratégicas, lo que libera tiempo valioso para ti.

Al delegar tareas a tus colaboradores, les demuestras que confías en sus capacidades y talentos, lo cual fortalece la comunicación y la confianza dentro del equipo.

Ventajas de la delegación

• Permite evitar sobrecargarte de responsabilidades. Al repartir las tareas entre diferentes personas, puedes asegurarte de que ningún miembro de tu equipo se sienta abrumado.
• Podrás dar lugar a nuevas estrategias y procesos, ya que al involucrar a diferentes personas en diferentes áreas de tu trabajo, podrían surgir ideas innovadoras y soluciones creativas a problemas existentes en tu emprendimiento.
• Podrás mantener un equilibrio entre tu vida laboral y personal. Pues al final del día muy probablemente decidiste en convertirte en un emprendedor justamente para esto.

Errores comunes al momento de delegar

• No escoger a la persona adecuada: Seleccionar a la persona adecuada a la que quieres delegar alguna tarea es crucial. Asegúrate de seleccionar a alguien con las habilidades y la experiencia necesarias para llevar a cabo el trabajo de manera eficiente. A veces es mejor que pagues un poco más por una persona que ya sabe hacer lo que necesitas, a que pagues a un freelancer "para que aprenda" a hacer determinada tarea.
• No definir claramente las expectativas: Es importante establecer objetivos claros y límites de tiempo definidos para las tareas delegadas. De lo contrario, podrían surgir confusiones y malentendidos que afectarían la calidad del trabajo realizado e incluso tu presupuesto.
• No brindar apoyo a tu equipo de trabajo: Debes estar disponible para ofrecer ayuda y orientación a tu equipo cuando sea necesario, sobre todo cuando se trata de un equipo remoto. Asegúrate de que tu equipo tenga el conocimiento y las herramientas que necesitan para llevar a cabo efectivamente las tareas asignadas.
• No medir el rendimiento: Es esencial monitorear y evaluar el trabajo realizado por tu equipo para identificar áreas de mejora. La medición del rendimiento también ayudará a ajustar tus propios procesos internos y a garantizar que las tareas delegadas se completen de manera efectiva.

Delegación efectiva: ¿Cuáles tareas delegar?

Al delegar tareas, lo primero que debes hacer es identificar qué responsabilidades y funciones puedes asignar a otros miembros de tu equipo.

En primer lugar, identifica todas las tareas de tu negocio online, tanto las que estás haciendo actualmente como aquellas que necesitas pero aún no están siendo realizadas por nadie.

Algo adicional que puedes hacer es incluir estas tareas dentro de las siguientes categorías:

• Urgente e importante: como por ejemplo sacar adelante las actividades del lanzamiento de tu próximo curso online.
• No urgente, pero importante: como por ejemplo crear un calendario editorial de tu blog para el próximo trimestre del año.

El siguiente paso es irte tarea por tarea e identificar lo siguiente:

1. ¿Cuáles tareas te cuesta más trabajo hacer?
2. ¿Cuáles tareas disfrutas menos hacer?
3. ¿Cuáles tareas no saber hacer?
4. ¿Cuáles tareas no debes delegar?

Una vez que tengas una lista de tareas posibles para delegar, evalúa las capacidades de tu equipo. Identifica los puntos fuertes y débiles de cada miembro y asigna tareas que se ajusten a sus habilidades y experiencia. Por ejemplo, si alguien es muy bueno escribiendo, podrías delegarle tareas relacionadas con la creación de tu contenido.

También debes considerar la cantidad de carga de trabajo de cada miembro de tu equipo. Si ya tienen mucho trabajo, es posible que no sea conveniente asignarles más tareas.

Recuerda mantener una comunicación abierta y transparente para que sepan qué se espera de ellos. Si delegas una tarea, asegúrate de proporcionar instrucciones claras y fechas límite realistas.

Un libro que te recomiendo leer es el de Mike Michalowicz, Clockwork: Design your business to run itelf. Este libro habla sobre la importancia de distribuir correctamente el tiempo que usas en las actividades de tu emprendimiento, específicamente en el: Hacer, Decidir, Delegar y Diseñar, indicando que si logras asignar las proporciones correctas de tiempo, podrás lograr esa eficiencia en tu negocio que tanto buscas.

Ejemplos de delegación de funciones

1. Proyectos de diseño gráfico: Como emprendedor, puedes delegar la creación de material de marketing, como folletos, ebooks, posts para redes sociales, tarjetas de presentación o el diseño de tu sitio web, a un diseñador gráfico. Es posible que tengas una idea clara de lo que quieres, pero un diseñador profesional puede convertir esas ideas en algo visualmente atractivo y efectivo.

2. Gestión de Redes Sociales: En lugar de pasar tiempo tratando de entender el mundo en constante cambio de las redes sociales, podrías delegar esto a un especialista en marketing digital o a un community manager. Este tipo de profesionales normalmente se mantienen al tanto de las tendencias y sabrán cómo maximizar tu presencia en línea.

3. Tareas administrativas: Estas pueden consumir mucho tiempo y podrías delegarlas a un asistente virtual. Esto podría incluir programar citas, organizar tu correo electrónico, manejar la facturación entre otras tareas.

4. Servicio al Cliente: Si tienes mucho flujo de solicitudes por parte de tus clientes, podrías formar un pequeño equipo virtual que te ayude a manejar las consultas de los clientes, resolver problemas y proporcionar soporte.

5. Contabilidad: La gestión financiera es crítica para cualquier negocio, pero también puede ser compleja. Puedes delegar la contabilidad diaria, la facturación y la gestión de nómina a un asistente virtual de contabilidad.

Selección del Equipo para Delegar Tareas

Para delegar tareas de manera eficaz, es esencial seleccionar al equipo adecuado.

En primer lugar, puedes empezar a buscar a tu equipo remoto usando portales como Upwork, Fiverr ó Remote. Allí podrás encontrar distintos perfiles, desde asistentes virtuales, freelancers, diseñadores gráficos, creadores de contenido, e incluso empleados remoto tiempo parcial o completo para tu negocio.

Algunos artículos que te pueden servir de ayuda al momento de la entrevista son:

• 10 preguntas claves para entrevistar a un asistente virtual
• Cómo contratar a un asistente virtual

Evalúa las capacidades y talentos de tu equipo. Observa sus habilidades, experiencia y áreas de especialización para identificar a aquellos que pueden asumir con éxito las tareas delegadas.

Incluso considera el estilo de liderazgo necesario para cada tarea. Algunas personas pueden funcionar mejor bajo un liderazgo más estructurado, mientras que otros pueden prosperar con más autonomía, como por ejemplo aquellas personas que hacen trabajos más creativos.

No olvides considerar la carga de trabajo actual de tu equipo. Si ya están abrumados con responsabilidades, delegar más tareas podría ser contraproducente. Por otro lado, si algunos miembros del equipo tienen más tiempo libre, podrías encontrar oportunidades para aprovechar al máximo su potencial.

También es útil establecer una comunicación clara y abierta con tu equipo antes de comenzar a delegar tareas. Puedes mencionar cuáles son tus expectativas y cómo planeas medir el rendimiento en función de las tareas asignadas. De este modo, cada persona tendrá una idea clara de sus responsabilidades y cómo se evaluará su éxito.

Ya estoy delegando, ¿y ahora qué?

Define metas y proyectos en tu negocio

1. Primero, analiza los objetivos a largo plazo de tu negocio y desglosa esos objetivos en metas y proyectos más pequeños y manejables. Esto te permitirá enfocarte en lo que necesitas lograr de manera más específica y asegurar que las tareas asignadas tengan un propósito claro.Al centrarte en metas a corto plazo, podrás monitorear el progreso de forma más fácil y ajustar tus planes según sea necesario.
2. En algunos casos, el involucrar a tu equipo en la definición de metas y proyectos podría ayudarte a obtener diversas perspectivas y experiencia asegurándote así de que las metas y proyectos estén alineados con sus habilidades y competencias. Esto va a depender por supuesto de qué tan senior y estratégico es el equipo que decidiste incorporar en tu negocio.
3. Asegúrate de ser realista y considerar las limitaciones de tiempo, recursos y personal disponible en tu negocio. Asimismo, es fundamental que designes a un responsable para cada proyecto o meta. Esto ayudará a garantizar que haya alguien que supervise, coordine y rinda cuentas del progreso y los resultados.
4. Por último, no olvides celebrar y reconocer los logros de tu equipo a medida que van alcanzando las metas y completando proyectos. Reconocer los éxitos de tu equipo fortalecerá la moral y mantendrá la motivación en el futuro.

Comunicación y confianza con tu equipo

• Establece una comunicación clara y abierta con tu equipo. Comparte tus expectativas, objetivos y brinda a los miembros del equipo la información necesaria para realizar sus funciones asignadas. Hacer esto demuestra respeto hacia el tiempo y esfuerzo de cada miembro del equipo, además de fortalecer la confianza mutua.
• Crea un ambiente en el que los miembros de tu equipo se sientan cómodos compartiendo sus opiniones e ideas. Escuchar activamente sus inquietudes y feedback te permitirá tomar decisiones informadas y hacer ajustes en el proceso de delegación cuando sea necesario.
• Delega tareas ambiciosas y motivadoras, mostrando a tu equipo que confías en sus habilidades para realizar tareas importantes.
• Aprovecha los talentos de cada miembro del equipo al asignar tareas. Pregúntate qué habilidades posee cada integrante y cuál es su área de experiencia.

Gestión de tiempo y productividad

Para aprovechar al máximo tus habilidades de gestión del tiempo, te recomiendo usar alguna herramienta de gestión de tareas. Algunas opciones que he usado personalmente y que recomiendo son: Monday, Notion, ClickUp, Todoist, Trello ó Asana.

Cualquiera de estas herramientas te permitirá organizar y administrar todas tus tareas, grandes o pequeñas, en un mismo lugar. Así, podrás llevar un control más riguroso del progreso de cada proyecto y asegurarte de que se cumplan los plazos estipulados.

Para optimizar tu productividad, podrías crear y documentar tus procesos internos, apoyándote con la grabación de videos para explicar mejor a tu equipo lo que se espera de ellos. Algunas herramientas que puedes usar para grabar la pantalla de tu computador son Loom, Sendspark, y si tienes Mac, QuickTime Player.

También puedes acudir a herramientas de tracking de tiempo para medir tanto tu propia productividad como el tiempo que usa tu equipo en completar ciertas tareas. La herramienta gratuita que yo uso para esto se llama Toggl.

Haciendo esto, podrás tener una mejor idea del tiempo que te está tomando completar ciertas actividades para tu negocio y esto te dará más visibilidad para tomar correctivos cuando sea necesario.

Evalúa las tareas delegadas

En primer lugar, es importante establecer indicadores clave de desempeño (KPI) para las tareas que delegas a tus colaboradores y que éstos estén alineados con los objetivos de tu negocio.

Algunas herramientas útiles para el control de tareas delegadas incluyen el uso de tableros de seguimiento y calendarios compartidos, que permiten visualizar fácilmente el avance, los plazos y la responsabilidad de cada tarea.

También puedes realizar reuniones de seguimiento con tu equipo donde podrás obtener retroalimentación y resolver cualquier problema que pueda surgir durante la ejecución de las tareas.

Dada la naturaleza de los negocios online, quizás la mayoría de tu equipo sea remoto, por lo que mi consejo es que evites demasiadas reuniones durante el mes y prepares previamente una agenda de lo que se va a discutir, con un tiempo máximo definido para la reunión.

Además ten en cuenta que algunos freelancers te cobrarán por este tiempo, por lo que mientras más concisa sea la reunión, mejor.

¿Cuántas personas contratar?

La cuestión de cuántas personas contratar es una decisión estratégica que requiere un delicado equilibrio. Un tamaño de equipo adecuado depende tanto de la naturaleza de tu negocio como de tu visión de crecimiento a largo plazo.

Primero, considera la amplitud de las tareas que tu negocio maneja a diario. ¿Cuántos roles únicos existen y qué volumen de trabajo representa cada uno? Esto te dará una idea de la cantidad de personas necesarias para cumplir con estas responsabilidades de manera eficiente.

Sin embargo, no es sólo una cuestión de volumen de trabajo. También tienes que pensar en términos de habilidades y especialidades. ¿Tienes tareas que requieren conocimientos o habilidades especializadas? En ese caso, puede ser beneficioso incorporar a nuevos miembros del equipo con experiencia específica en lugar de sobrecargar a una sola persona con múltiples roles que requieren habilidades completamente diferentes.

Finalmente, si estás empezando, te sugiero empezar de a poco, pues manejar a un equipo requiere de tiempo y mucho compromiso y lo que menos quieres es abrumarte en todo el proceso de delegación.

Espero que este artículo te haya sido de mucha ayuda, y no dudes en dejar tus comentarios sobre cuál ha sido tu experiencia a la hora de delegar tareas de tu negocio online.

Disclaimer: Este artículo contiene enlaces de afiliado. Esto quiere decir que si decides comprar a través de ellos alguna de las herramientas mencionadas, yo recibiré una pequeña comisión sin ningún coste adicional para ti. Me ayudarías mucho si usas mi enlace pues así puedo seguir creando más contenido educativo como este.