Todo emprendedor sabe que trabajar por su cuenta no es tarea fácil y más cuando comienza a tener éxito y a crecer. Por esto mismo, te traigo las preguntas claves para entrevistar a un asistente virtual y que puedas recibir la ayuda que necesitas.

Las preguntas claves para la entrevista son aquellas que te permiten conocer no sólo sus habilidades técnicas, sino que también incluyen sus aspectos como persona para así ver si se alinea con lo que deseas incorporar a tu equipo.

Esto refleja sus valores, su historia de cómo decidió dedicarse a esa profesión, su experiencia, ambiciones, forma de trabajar, entre otras.

Pero, sigue leyendo que aquí te dejo exactamente el detalle de cada una de ellas.

10 preguntas para entrevistar a una asistente virtual

1. ¿Por qué decidiste ser asistente virtual?

Con esta pregunta podrás comprender cuál es el background que tiene tu potencial asistente virtual, por qué decidió ser asistente virtual y de qué manera su formación y valores se alinean a los tuyos.

Muchos asistentes virtuales vienen de trabajar como empleados en el mundo corporativo (algunos con muchísima experiencia). Mientras que otros, a pesar de no contar con experiencia corporativa o con títulos universitarios, se han formado durante años e incluso han adquirido certificaciones para esto.

El hecho de haber trabajado con tantos clientes y negocios anteriormente, los convierten en candidatos que te pueden aportar excelentes ideas para tu negocio.

Así que mi sugerencia es que no los descartes por no contar con una formación académica, ya que eso no es un parámetro determinante.

2. ¿Qué te gusta hacer en tu tiempo libre?

Esto te ayudará a conocer un poco más sobre esa persona que está detrás del computador.

Este tipo de preguntas a veces revela cosas del asistente virtual que son sumamente importantes, además de que abre una puerta para que se relaje un poco más durante la entrevista.

3. ¿Has trabajado alguna vez desde casa? ¿Durante cuánto tiempo? ¿Cuál fue tu experiencia?

Creo que lo más importante al momento de contratar a tu posible apoyo es saber si ha tenido experiencia o no trabajando desde casa. Ya que hay personas que no tienen la autodisciplina necesaria para hacerlo.

Por otro lado, no todas las personas se sienten cómodas realizando trabajo virtual, pues para muchos el contacto y la interacción con sus compañeros es irremplazable.

Otra sugerencia que te puedo dar es que le preguntes si tiene testimoniales de clientes previos.

Algunos asistentes virtuales tienen sus testimoniales cargados en su web y otros los tienen en sus redes sociales o portales de empleo tales como Upwork o Fiver.

4. ¿En qué tipo de trabajo eres mejor? ¿Qué es lo que te interesa aprender y hacer más?

Así podrás saber si la persona tiene las habilidades que estás buscando.

Con esta pregunta también podrás saber si tu candidato a asistente virtual está desesperado por un trabajo y si va a decir lo que tú quieres escuchar, en lugar de manifestarte cuál es realmente su interés.

Esto es sumamente importante, pues si durante la entrevista tu candidato te manifiesta que existe algún tipo de actividad que no le gusta hacer, aquí te sugiero que le preguntes bien si realmente te podrá ayudar.

Soy de las que consideran que uno hace mucho mejor su trabajo cuando le gusta y lo disfruta.

Además, también te sugiero indagar qué tan abierto está a nuevos aprendizajes, si es curioso, autodidacta, si le gusta ver tutoriales con distintas capacitaciones.

Esto te ayudará en caso de que a futuro necesites que se capacite por su propia cuenta en determinada área de tu interés.

5. ¿Cuál es tu forma favorita de comunicación?

Con esta pregunta sabrás si tu posible asistente virtual tiene el mismo método de comunicación que tú.

Los asistentes virtuales dominan muchísimas herramientas de comunicación dado que cada cliente tiene un estilo diferente.

Aquí te recomiendo que le pidas algunas sugerencias para ver si existe alguna herramienta donde se sientan ambos cómodos trabajando.

Algunas de las que te recomiendo son:

• El correo electrónico
• Alguna herramienta de mensajería directa como Slack, Google chat, Telegram ó Whatsapp
• Alguna herramienta de manejo de tareas como: Monday, Asana, Clickup, TodoIst, Notion ó Trello.

Pregunta a tu candidato qué tan familiarizado está con alguna de estas.

6. ¿Qué harías si te diera una tarea, que luego te diste cuenta de que no sabes hacerla?

Con esta pregunta no sólo se busca una respuesta, sino que se busca saber si la persona realmente ha tenido experiencia o no.

Además de que puedes evaluar la proactividad de tu potencial asistente a la hora de brindarte soluciones.

En esta pregunta se esperaría escuchar que si la asistente no entendió bien una instrucción, definitivamente debe comunicarse con su cliente para aclarar las dudas y así poder cubrir las expectativas en los tiempos acordados.

7. ¿Cuál es tu tiempo de respuesta?

Esto es importante preguntarlo, pues posiblemente no serás el único cliente de tu asistente.

Pregúntale cómo es su disponibilidad actualmente, cuántas horas tiene disponible para trabajar contigo y así podrás tener mejor idea de si podrá o no cumplir con las tareas que le quieres asignar.

Averigua si cuenta con algún equipo que lo acompañe. Muchos asistentes virtuales trabajan con su propio equipo de freelancers, lo cual podría incluso traer ventajas para ti, pues tendrías a tu disposición más de un servicio.

Por otro lado, cada asistente virtual puede tener políticas diferentes en cuanto a las respuestas de emails y horarios, por ejemplo, algunos no trabajan después de las 6:00 PM o durante los fines de semana. Por lo que ésta pregunta también es muy importante.

La velocidad en respuesta y comunicación es uno de los atributos que más buscan los dueños de negocios.

8. Hazle alguna pregunta clave del área de experticia que buscas

Por ejemplo, sí estás buscando ayuda para el manejo de tu sistema de contabilidad y te encuentras entrevistando a una asistente virtual de marketing, probablemente no te podrá brindar el servicio que estás buscando.

Recuerda que los asistentes virtuales no lo abarcan todo. Ellos también se especializan para poder brindar un servicio de calidad a sus clientes.

9. Pregúntale sobre sus herramientas de trabajo y conexión de internet

Dependiendo del tipo de necesidad que tengas, muchas veces será importante saber si tu asistente virtual maneja todos los equipos necesarios para poder estar en línea cuando más lo necesitas.

Aquí también es importante preguntarle si tiene un plan B.

Es decir, que en caso de que le falle la comunicación, qué plan tiene para poder cumplir con sus entregas a tiempo.

10. Pregunta sobre qué otros servicios ofrece

Probablemente tú contactaste a esa persona porque te interesó un determinado servicio, pero te sorprenderá saber cuál es el resto de sus habilidades con las que puede ayudarte.

Algunos asistentes virtuales ofrecen también servicios de asistencia personal.

Lo cual podría interesarte si además de tu negocio necesitas ayuda con tus asuntos personales, tales como reserva de vuelos, reservas de hoteles, etc.

Sumado a eso, muchos asistentes virtuales hacen alianzas entre sí. Por lo que podrías encontrar casos donde tu asistente virtual no puede ayudarte con alguna tarea personalmente ya que no es su fuerte, pero eso no le impide cubrir tu necesidad.

Pues, tiene contacto con otros asistentes virtuales o personas especializadas en esa habilidad para que puedan asistirte efectivamente.

En general, los asistentes virtuales te pueden ayudar en muchísimas formas, pues su experiencia previa con otros clientes les ha dado las habilidades necesarias.

Así que mi recomendación es pregunta y escucha. De pronto consigas todo lo que buscas en una sola persona.

Y si no se te ocurre qué más es lo que hace un asistente virtual, aquí te dejo 50 Tareas que Puedes Delegar a un Asistente Virtual para inspirarte.

¿Cómo hacer entrevistas digitales?

Si esta es la primera entrevista que realizas de manera online, hay una serie de aspectos que debes conocer de antemano para poder tener el mejor de los resultados y que puedas seguir avanzando en el proceso de selección.

Te dejo aquí mis mejores consejos para dar el primer paso y que no te encuentres con ninguna sorpresa inesperada a la hora de entrevistar.

Preparación de la entrevista

En esta instancia aún no conoces la forma de comunicación favorita de tu posible asistente virtual, por lo tanto, te toca a ti seleccionar la plataforma por la cual llevar a cabo la reunión.

Puedes fácilmente elegir alguna de las siguientes opciones para ese primer encuentro:

• Meet  
• Zoom
• Skype
• Microsoft Teams

Una vez que ya tengas la plataforma con la que más te sientas a gusto y ya hayas enviado la invitación a tu candidato, no te olvides de hacer una prueba técnica antes de la entrevista.

Asegúrate de que todo funciona como lo deseas. Prueba cámara, micrófono, revisa que tengas la batería cargada del dispositivo que estes usando al momento de conectarte, que tu conexión sea estable, etc.

Prepara tus preguntas de apoyo

Es tu oportunidad de conocer a tu asistente virtual ideal y no querrás olvidarte de preguntar nada.

Haz una lista con todas las preguntas claves y relacionadas a tu negocio para asegurarte que cubriste todas tus inquietudes.

Es muy importante que estes preparado para obtener toda la información que necesitas y así poder tomar luego tu decisión final.

Tiempo máximo de la entrevista

Las entrevistas digitales pueden durar entre 30 minutos y máximo 60 minutos.

Aunque algunos asistentes virtuales pueden no disponer de 60 minutos para una entrevista y se manejen preferentemente con un tiempo menor.

Lo mejor es estimar un tiempo mínimo y dejar unos minutos de margen para resolver algunas inquietudes o dudas que hayan quedado pendientes.

Muestra cordialidad y apertura

Cuida tu comunicación verbal y corporal. Muéstrate de forma cordial, receptivo, y mantente abierto a escuchar.

Durante estas llamadas puedes recibir muchas ideas que podrás luego aplicar con tu candidato final.

Cierra con un plan de acción

Define con tu candidato final cuáles serán los próximos pasos.

¿Necesitas coordinar una nueva reunión? ¿Tu candidato enviará una propuesta por correo? ¿Te tomarás cierta cantidad de días para enviarle tu decisión final? ¿Vas a confirmar su fecha de inicio a partir de ese momento?

Deja bien en claro cómo se van a estar comunicando y lo que harán a partir de ese momento. 

Si te gustó este artículo, te podrá interesar también mi artículo de Cómo contratar a un asistente virtual donde te explico paso a paso cómo es el proceso previo a tu primera entrevista con tu candidato ideal.

Y después de conocer las preguntas clave antes de contratar a un potencial asistente virtual ya está listo para incluir en tu negocio a ese par de manos que harán tu vida mucho más fácil.

Te mando un fuerte abrazo desde la virtualidad

Marlin

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