Como emprendedor, mantener la organización de las actividades de tu negocio es vital, sobre todo si manejas a un equipo remoto. Asana es una herramienta de gestión de tareas y proyectos que te permite no sólo administrar mejor las tareas de tu negocio, donde absolutamente todo queda registrado en la nube, sino que también facilita la comunicación con todo tu equipo de trabajo lo cual influye positivamente en la proactividad. 

Sigue leyendo para explicarte un poco mejor cómo puedes usar Asana para organizar tu negocio.

Qué es Asana

Asana es una herramienta de manejo de proyectos, la cual puedes conseguir tanto en versión de escritorio como en versión móvil.

En esta increíble plataforma digital podrás crear distintos proyectos, donde tendrás la posibilidad de asignar cierto número de tareas dentro de cada proyecto.

Asana te permite asignar mejor las tareas de tu negocio, facilita la comunicación, la realización de tareas diarias, la implementación de tu estrategia y muchísimo más. Todo depende de ti, y del provecho que le saques a todas sus herramientas y funciones.

¿Qué tipo de información puedes organizar en Asana?

• Proyectos
• Futuros lanzamientos
• Contenido de tu blog
• Piezas de diseño gráfico
• Comunicación con tu equipo
• Seguimiento a la gestión de tus redes sociales
• Seguimiento a clientes.
• Y muchísimo más.

Por Qué Usar Asana Para Organizar tu Negocio

1. Es gratis.

Cuenta con una versión gratuita y con una versión paga que trae muchísimas más funciones.

Sin embargo, con la versión gratuita te irá genial (es la que yo utilizo desde hace muchísimo tiempo y no tengo ninguna queja, ¡al contrario, no me canso de recomendarla!).

2. Puedes PLANIFICAR y PROYECTAR.

Estos dos son elementos CLAVES en la organización de un negocio. Con Asana puedes planificar cada proceso, estar al tanto de cada logro, de cada objetivo y de todos los recursos para realizar el trabajo.

Además, utilizando Asana será más fácil que todos los miembros del equipo estén motivados e impulsados por ese propósito que todos tienen en común, lo cual le da mucha más fuerza a la responsabilidad y al progreso.

3. Aumenta tu productividad.

¿Sabías que más del 45% de los usuarios que utilizan esta plataforma hoy en día aseguran que su productividad aumentó considerablemente al empezar a usar Asana?

Así es, algo tan simple como decidir tener una buena organización puede incluso llevar tu productividad y la de tu equipo al siguiente nivel.

4. Facilitará y mejorará la comunicación.

Asana es una herramienta super colaborativa y dinámica, por lo que tener una comunicación fluida con tu equipo o clientes no será un problema.

Con Asana puedes mantener a todo tu equipo al tanto de actualizaciones de estado de los proyectos, así como sostener el hilo de conversaciones e ideas en tiempo real a través de los comentarios y chats (en los que puedes también agregar cualquier tipo de archivo para complementar las ideas).

Además, podrás invitar a los miembros de tu equipo y realizar un seguimiento a través de distintos proyectos y tareas.

Uno de los mejores beneficios de todo esto, es que ya no será muy necesario tener reuniones vía Zoom, pues Asana te permite mantener una comunicación constante con todo tu equipo, donde incluso puedes recibir notificaciones de las mismas directamente en tu correo electrónico.

5. Te ayudará a mantener el orden de tus propias actividades y también la de tus clientes.

Podrás cargar tus propios proyectos, como también los proyectos de tus clientes. Si deseas manejar Asana con tus clientes, simplemente debes invitarlos a cada proyecto de Asana a través de su dirección de correo electrónico. 

Cada proyecto tendrá un conjunto de tareas y depende de ti cómo desees manejarlo.

Yo suelo colocar en mis proyectos un nombre asociado a alguna palabra clave, ejemplo: Blog, Redes Sociales, etc. De esta manera puedo ubicarlos súper fácil y rápido.

6. Se trabaja con mucha CLARIDAD.

Así trabajes con un equipo remoto o no, la claridad en todo lo que se hace es un punto que no puede ni debe faltar nunca, pues es la única manera de que el ritmo de trabajo sea realmente fluido, honesto y nunca quede nada por fuera. Además así se fomentará la confianza entre todos y cada uno de los colaboradores de un proyecto.

Trabajando con claridad, los equipos se vuelven más ágiles, colaborativos e incluso seguros, pues confían en que su trabajo es relevante y sin duda produce un impacto. 

Uno de los consejos que te doy en este punto, es asignar las tareas de la forma más clara posible. Algunos consejos que desde mi propia experiencia puedo darte son:

• Coloca un nombre de la tarea que sea fácil de entender no solo por ti, sino por todos los miembros de tu equipo. Ejemplo: En lugar de colocar “posts de redes sociales”, te sugiero colocar: “Diseño posts Redes Sociales | Octubre”. Aquí no solo estás especificando que la tarea en sí se trata de crear diseños, sino que también están siendo bien específico en que estos diseños son requeridos para las publicaciones del mes de Octubre. 
• Aprovecha el campo de “Descripción de tarea” para dar más detalles sobre lo que se busca. Aquí puedes colocar tanto texto como desees, mi sugerencia es que no manejes este campo como si fuera un email, sino que seas preciso y detalles de forma muy ordenada y clara sobre cuál es el objetivo de esta tarea. De esta manera el responsable de la tarea tendrá mucha más claridad sobre lo que se debe hacer. 
• Saca provecho de los bullets y de la posibilidad de colocar en negrita ciertas palabras. Así puedes destacar cierto texto que consideres necesario.

7. Es intuitiva y fácil de usar

Realmente no hace falta tener demasiados conocimientos tecnológicos o estratégicos para poder utilizar Asana. Ciertamente cuenta con muchas funciones, pero no te preocupes, una vez le agarras el hilo es bastante sencilla.

 A continuación te resumo las características de Asana que a mí más me gustan:

• Posee una sección de notificaciones titulada “Inbox”, en donde podrás hacer seguimiento a todas las tareas a las que pertenezcas y a la intervención de los demás usuarios en los demás proyectos.

• Tiene un calendario, ordenado por las fechas de entrega de las distintas tareas.

• Puedes organizar las tareas a tu gusto: Por fecha de entrega, por asignado, etc. 

• Puedes adjuntar distintos archivos en las tareas, desde imágenes hasta audios.
• Cuenta con plantillas súper interesantes, lo cual te permite crear proyectos más fácilmente. Lo mejor de todo es que ésto queda archivado en Asana, por lo que no tendrás que llenar tu computador con toda ésta información.

• Un dato curioso: Puedes dar “like” a las publicaciones o comentarios de los demás usuarios.

• Otra función que me encanta y que yo la uso mucho, es que puedes tener proyectos secretos. De ésta manera podrás tener mucha más privacidad con cierta información que sólo deseas compartir con ciertos miembros o con ninguno.

8. Posee una Aplicación para tu Móvil o Celular

Puedes hacer seguimiento de tus actividades en cualquier lugar, simplemente necesitarás descargar la aplicación en tu celular y contar con conexión a Internet.

Nota: Estoy pendiente de grabar un video mucho más detallado, donde te explicaré cómo usar la versión de escritorio. Mientras tanto te invito a que te suscribas a mi canal de Youtube para que apenas lo suba, estés enterado al respecto.

Pese a que la aplicación cuenta con múltiples funciones y en cierto momento puede resultar abrumante, no te preocupes, te alegrará saber que es más sencillo de lo que piensas.

Lo cierto es que Asana es increíble desde donde la mires, no es simplemente un organizador de tareas, sino también un motor capaz de impulsar a todo un equipo de trabajo a sentirse comprometido y alineado a un propósito; lo que inevitablemente lleva a cumplir con cada proceso con la mayor de las motivaciones.

Todo esto desemboca en un solo punto: la productividad. ¡Y que importante se ha vuelto ser productivo!

No sé si lo sabes, pero yo soy la Líder y Project Manager de un equipo de Asistentes Virtuales Bilingües y Freelancers, y es justamente Asana una de las principales herramientas que me ha permitido escalarlo, pues para cualquier emprendedor online Asistencia Virtual es sinónimo de organización y productividad. Es por eso que estoy segura de que también será un aliado clave para ti. 

Si necesitas cualquier tipo de ayuda terminando de configurar Asana para tu negocio, o deseas aprender cómo sacarle el máximo provecho para la gestión de tu equipo remoto, te invito a pasarte por mi sección de Mentorías Express.

Un abrazo

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Marlin Duran

Español:Después de trabajar 13 años en el mundo corporativo, dejé mi trabajo para cumplir mi sueño: tener mi propio negocio online y trabajar con mi laptop desde cualquier parte del mundo. Hoy, junto a mi equipo, ayudamos a dueños de negocios y marcas personales con nuestros servicios de Asistencia Virtual y Bookkeeping.  English: Marlin is the mom entrepreneur behind Virtual Marketing Assistants and Delegate First. Having worked in the corporate world for 13 years, she started her VA business. Today, her small team of expert VAs and Bookkeepers work with businesses around the globe to help them grow and scale.

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