Asana es una herramienta de gestión de proyectos que puede ser de gran ayuda para simplificar y organizar tu negocio. Al utilizar Asana, puedes mantener a tu equipo enfocado en las tareas pendientes y facilitar la colaboración en tiempo real. Con una amplia gama de funciones, Asana te permite asignar tareas, establecer prioridades, monitorear el progreso y comunicarte con tus colaboradores de manera eficiente.

Sin más preámbulo, veamos a continuación cómo funciona Asana.

Qué es Asana y cómo usarla

Asana es una herramienta de gestión de tareas diseñada para ayudarte a simplificar la organización y comunicación en tu negocio digital. Con Asana, puedes gestionar fácilmente proyectos, tareas y equipos en un solo lugar, lo que te permite enfocarte en alcanzar tus objetivos.

Al utilizar Asana, podrás:

• Crear y asignar tareas a los miembros de tu equipo.
• Establecer fechas límite y prioridades para garantizar que se ejecuten las acciones más importantes.
• Organizar tareas en diferentes proyectos y áreas para mantener todo ordenado y accesible.
• Comunicarte con tu equipo de manera más eficiente, ya que puedes comentar y dar seguimiento directamente en el contexto de cada tarea.

Además, Asana cuenta con una amplia gama de integraciones con otras herramientas que quizá ya utilizas, como Google Drive, Slack, Monday y Trello. Esto significa que puedes conectarla fácilmente con tus sistemas actuales, lo que te permite ahorrar tiempo y simplificar aún más tus procesos.

Para empezar a usar Asana, lo primero que debes hacer es registrarte para obtener una cuenta, de esta manera tendrás acceso a todas las funcionalidades que la plataforma ofrece. Una vez dentro, debes crear tu primer proyecto, el cual será el espacio en el que tus tareas y flujos de trabajo estarán organizados.

Cómo usar Asana

• Crea proyectos:
  Para comenzar en Asana, primero debes crear un proyecto. Los proyectos te permiten organizar y planificar todas las tareas relacionadas con una iniciativa, objetivo o trabajo específico. Puedes visualizar los proyectos en vista de lista, tablero, calendario o cronograma y cambiar entre estas vistas en cualquier momento.
  
  
  1. Inicia sesión en tu cuenta de Asana o regístrate si no tienes una.
  2. Haz clic en el botón "+" en la parte superior de la pantalla y selecciona Crear proyecto.
  3. Escribe un nombre descriptivo para tu proyecto y selecciona la plantilla que mejor se adapte a tus necesidades. Asana ofrece varias plantillas disponibles, pero también puedes crear tu propia plantilla personalizada.
  4. Invita a tu equipo a unirse al proyecto y configura los permisos adecuados para cada miembro.

• Asigna tareas en Asana:
  Una vez que tu proyecto esté creado, es hora de asignar tareas a tu equipo. Un equipo bien organizado y asignado facilita la comunicación y asegura que todos sepan lo que se espera de ellos.
  
  
  1. En el proyecto creado, haz clic en el botón "+" y selecciona Crear tarea.
  2. Escribe un título y una descripción detallada para la tarea.
  3. Haz clic en el botón "+ Asignar y selecciona a un miembro del equipo de la lista. No olvides establecer una fecha límite para la tarea.
  4. Asigna tareas a tu equipo de forma equilibrada, teniendo en cuenta las habilidades y disponibilidad de cada miembro.
  5. Comunica las prioridades y monitorea el progreso de las tareas regularmente.

• Administra el flujo de trabajo
  Asana te permite seguir el progreso de las tareas y proyectos en tiempo real. Puedes establecer fechas límite, agregar comentarios y adjuntar archivos a las tareas para mantenerte al tanto de cómo avanza el trabajo.
  
  Para comenzar, identifica los puntos de inicio y fin de tus flujos de trabajo, teniendo en cuenta las tareas específicas que deben realizarse en cada etapa. A continuación, asigna roles y responsabilidades a los miembros de tu equipo, asegurándote de que cada participante conozca su función en el proceso. No olvides establecer plazos y fechas límite para cada tarea, de modo que todos los miembros del equipo sean conscientes de las expectativas de tiempo.

• Uso de la Biblioteca de Plantillas
  
  Asana ofrece una biblioteca de plantillas que puedes utilizar para simplificar aún más tus flujos de trabajo y garantizar la eficiencia en tu negocio. Estas plantillas están diseñadas para diversos tipos de proyectos y procesos, lo que te permite configurar rápidamente las tareas, evitando empezar desde cero cada vez que necesitas crear actividades similares.
  
  Al utilizar plantillas, garantizas que todos los miembros de tu equipo sigan una estructura comprobada y efectiva para completar sus tareas. Además, las plantillas de Asana proporcionan un punto de partida sólido, lo que te permite ahorrar tiempo en la planificación y la creación de flujos de trabajo desde cero.

• Manejo Eficaz de Bandeja de Entrada
  La bandeja de entrada es otro elemento esencial en Asana que te ayuda a estar al tanto de todo el trabajo y colaboración dentro de tu negocio. Aquí hay algunas prácticas recomendadas para un manejo eficaz de la bandeja de entrada: 

• Revisa diariamente tu bandeja de entrada y responde a cualquier tarea o actualización que requiera tu atención. Puedes hacer esto desde tu navegador o utilizando la aplicación móvil de Asana.
  
  
• Prioriza y organiza los elementos en tu bandeja de entrada. Marca como leído aquellas notificaciones que no requieren tu atención inmediata y asigna una fecha de vencimiento o establece recordatorios para las tareas que requieren seguimiento.
• No dudes en delegar tareas a otros miembros del equipo si es necesario. Esto te ayudará a ahorrar tiempo y recursos, y garantizará que las tareas se completen de manera eficiente.
• Optimiza tus notificaciones reduciendo el número de alertas que recibes en tu bandeja de entrada. Puedes seleccionar qué proyectos, equipos y tareas deben seguir enviando alertas, y desactivar las notificaciones de otros elementos para mantener tu bandeja de entrada organizada.

¿Cuántos usuarios permite Asana?

En la versión gratuita de Asana, puedes colaborar con un máximo de 15 usuarios. Es una opción ideal si estás empezando o si tienes un equipo pequeño.

Si tu equipo está creciendo o necesita más funciones, es posible que desees considerar un plan pago.

¿Por qué usar Asana para tu negocio?

Con Asana podrás llevar un mejor control de las distintas actividades que llevas en tu negocio. Desde la creación de contenido, lanzamientos, planificación de algún sitio web, asignación de tareas a tus asistentes virtuales y freelancers, e incluso para poder almacenar en la nube cierta información de tu negocio que quisieras tener a la mano siempre.

Puedes empezar a usar su versión gratuita e ir probando a ver cómo te sientes y así puedas compararla con otra herramienta de gestión de tareas.

Otro de los principales beneficios de Asana es la visibilidad que ofrece a todos los miembros de tu equipo, pues cuenta con un diseño intuitivo y funciones de seguimiento de proyectos, que te permitirán tener una idea clara del progreso y los plazos de cada tarea, y así tomar decisiones informadas sobre tus prioridades y recursos.

Si eres de los que usa su correo electrónico o Whatsapp para comunicarte con tu equipo, o sueles guardar en tu teléfono ciertas notas con tareas "para ejecutar más adelante", Asana es sin duda una herramienta que te ayudará a aumentar tu productividad.

Adicionalmente, con la llegada de la inteligencia artificial, Asana ya lanzó su nuevo espacio llamado “Asana Intelligence”, el cual contará con un asistente de redacción, resúmenes instantáneos, entre otras funciones. Será como si tuvieras a tu propio project manager dentro de Asana, por lo que cada día la herramienta se vuelve más y más robusta.

Espero que este artículo sea de ayuda para ti, y si tienes alguna pregunta no dudes en dejarla en los comentarios. Soy embajadora de Asana y estaré feliz de ayudarte en lo que pueda.

Disclaimer: Este artículo contiene enlaces de afiliado. Esto quiere decir que si decides comprar a través de ellos alguna de las herramientas mencionadas, yo recibiré una pequeña comisión sin ningún coste adicional para ti. Me ayudarías mucho si usas mi enlace pues así puedo seguir creando más contenido educativo como este.