Si estás leyendo ésto es porque ya te encuentras evaluando la posibilidad de pedir ayuda para poder alcanzar tus objetivos.

Ya sea que tengas un negocio, o estés pensando en iniciarlo, estás en el lugar correcto.

Pues aquí te explicaré el paso a paso de cómo contratar a una Asistente Virtual.

Por favor ten en cuenta que todos los pasos explicados son según la forma en que yo trabajo desde mi negocio Virtual Marketing Assistants y me ha brindado muy buenos resultados, pues trabajo de forma muy organizada con todos mis clientes.

A continuación lee cada uno de los pasos y no olvides escribirme en caso de tener alguna duda.

Cómo contratar a una Asistente Virtual

Define bien tus necesidades

Es muy importante que determines cuáles son las actividades que vas a delegar a una Asistente Virtual.

¿Son tareas recurrentes? ¿Son tareas puntuales? o bien,  ¿es un proyecto completo, como un congreso virtual, una campaña o un evento?.

Otros aspectos que debes considerar es cuántas horas semanales vas a necesitar de sus servicios y cuánto dinero estás dispuesto a pagar por ellos.

Hacer esto te permitirá definir el perfil de la persona y enfocar tus criterios de búsqueda.

Ten bien claros tus objetivos

Mientras más organizadas tengas tus ideas y tus objetivos, podrás hacer mejor uso de tu inversión.

Las Asistentes Virtuales son emprendedoras al igual que tú, y la mayoría cobra por horas o proyectos trabajados

Por lo que si empiezas delegando ciertas actividades a las cuales les harás cambios recurrentes (por no tener claros tus objetivos), no estarás optimizando bien tu inversión y ésto podría poner en riesgo el logro de tus objetivos.

Realiza una búsqueda online

Puedes buscar en Google directamente o puedes publicar un aviso en tu página web, redes sociales o plataformas especializadas como LinkedIn.

Es vital que revises su reputación en línea como su perfil en LinkedIn.

Si tiene negocio propio, lo más probable es que tenga página web y puedas chequear los testimoniales y reviews de otros clientes, incluso también en su página de Facebook.

Si deseas darle una mirada a mis testimoniales, te invito a mirar mi perfil de LinkedIn donde podrás ver algunos reviews de personas que han trabajado conmigo.

También podrás consultar mis testimoniales aquí: “Ver Testimoniales de Marlin” (dirigete al final de la web)

Selecciona previamente tus plataformas tecnológicas 

Selecciona con antelación aquellas plataformas tecnológicas que deseas utilizar para cumplir tus objetivos de negocio.

Por ejemplo, si piensas trabajar con campañas de email marketing investiga un poco sobre cuáles plataformas son las mejores según tus objetivos y tu presupuesto.

Ya que muchas veces querrás empezar con la opción gratuita, pero a medida que tu negocio vaya creciendo querrás evaluar los beneficios de las opciones pagas.

Esto aplica para email marketing, tu página web, landing pages, números telefónicos online, plataformas para hacer citas, para cargar videos,  agendamiento de redes sociales, para manejo de proyectos, etc.

¡No tienes que saberlo todo!

Pero mi recomendación es que trates de visualizar el futuro, piensa en las integraciones entre una y otra, ya que si decides iniciar (por temas de presupuesto) con plataformas muy sencillas, luego cuando vayas a hacer las integraciones correspondientes entre todas, podría salirte más costoso y no brindarte los beneficios esperados.

Puedes pedir asesoría a tu posible Asistente Virtual durante la llamada de descubrimiento, pero recuerda que las Asistentes Virtuales no necesariamente conocen el 100% de las plataformas en línea (pues son muchas).

Pero dado su experiencia con clientes previos te podrán asesorar y decirte con qué podrán ayudarte y con qué no.

Una Asistente Virtual “profesional” te dirá durante esa llamada de descubrimiento cuáles son sus limitaciones y alcance, y de ésta manera no te llevará por un camino que sea difícil de transitar para ambos, por lo que ten muy en cuenta esta recomendación.

Pre-selecciona a tus candidatos

Una vez realices tu investigación, preselecciona varios candidatos (por lo general las asistentes virtuales son mujeres, pero eso no quiere decir que no puedas encontrar ofertas de algún candidato masculino).

Selecciona al menos 2 o 3 que más se ajusten al perfil que estás buscando.

Agenda una llamada o entrevista de descubrimiento de necesidades

Haz contacto y agenda una reunión o entrevista en línea.

Existen varias aplicaciones o herramientas que te permitirán llevarla a cabo de forma remota como por ejemplo: Skype, Telegram, Hangouts o incluso Zoom.

Hazle preguntas claves y aclara todas tus dudas

Este paso es muy importante, porque te permitirá conocer más a fondo a tu potencial Asistente Virtual y descubrir si es la persona indicada para el trabajo.

Lo recomendable es que le realices preguntas básicas como cuánto tiempo de experiencia tiene como Asistente Virtual hasta preguntas muy específicas relacionadas a las habilidades requeridas para ejecutar las tareas que piensas delegarle.

Incluye también preguntas vinculadas a disponibilidad, zona horaria, tiempos de entrega y honorarios.

Puedes apoyarte realizando un breve guión sobre cada uno de los aspectos que vas a tomar en cuenta en el proceso de selección.

Para ayudarte un poco más con éste paso puedes consultar 10 Preguntas Claves Para Entrevistar A Un Asistente Virtual

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Toma tu decisión y contrata a la persona adecuada 

Una vez finalices la ronda de entrevistas, evalúa bien cada perfil y toma la decisión.

Acá es importante tomar en cuenta que si es una persona que tiene su propio negocio, lo más probable es que no seas su único cliente.

Por lo tanto, firmen un contrato en el que se deje por escrito las condiciones de la contratación, incluyendo horas semanales de servicio, honorarios, formas de pago, confidencialidad, entre otros.

Acuerden sus actividades semanales

Una vez el cliente firma el respectivo contrato, yo suelo configurar una cuenta para mi cliente y para mi con cualquiera de las herramientas de Project Management que utilizo (bien sea Asana, Trello, ToDoIst, etc).

Esto en caso de que el cliente no cuente con ninguna herramienta de organización.

¿Para qué lo hago?

Porque será a través de esta herramienta online, la cual es súper fácil de utilizar, donde organizaremos juntos todas las actividades y donde nos estaremos comunicando continuamente para ver los avances.

Una vez iniciada la relación de trabajo es recomendable tener una reunión semanal en donde se establezcan las tareas y/u objetivos semanales con sus respectivas prioridades.

Realicen feedback continuo sobre el avance y ejecución de las tareas y alcance de los objetivos

Como en cualquier relación, la comunicación es vital para que todo marche sobre ruedas.

Por ello es muy importante que el cliente y el Asistente Virtual se mantengan en constante contacto para revisar los avances y cierre de las tareas, así como la realización de cualquier ajuste que consideren necesario para el logro de los objetivos.

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Espero que esta guía sea de gran utilidad para ti y te acompañe en el proceso de contratación de tu próxima Asistente Virtual.

De ésta manera te podrás dedicar a las actividades que más agregan valor y a diseñar estrategias para hacer crecer tu negocio.

Si tienes alguna duda, aclaratoria o aporte que te gustaría hacer, recuerda dejarla en la sección de comentarios.

Estaré encantada de leerte y ayudarte

Un abrazo,