Digamos que ya sientes que ha llegado la hora de migrar de la agenda de papel a algo más digital y con más poder para organizar tu negocio. Te han hablado muchísimo de Asana, Monday y Trello, pero, ¿cuál es mejor?
Todo negocio exitoso requiere de mucha organización en el back stage. Y no me refiero solo a escribir nuestras tareas diarias y pendientes en una agenda de papel o en notitas de colores que vamos pegando por todo el escritorio (que también está perfecto, ¡yo amo hacerlo! 
️). Sino también a esa organización interna de tus propios proyectos, con tu equipo de trabajo e incluso con tus clientes.
Mis plataformas de gestión de proyectos favoritas son Trello, Asana y Monday. Cada una tiene su encanto, y en mi caso, he llegado a usar las 3 de forma simultánea pero para fines distintos. Es por eso que en base a mi experiencia, en este artículo te voy a hablar un poco de cada una de ellas para que tú puedas compararlas y decidas con cual quedarte.
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Cómo funciona Asana
Cabe destacar que todas estas plataformas cumplen una misma función y tienen una misma finalidad: facilitar la comunicación con tu equipo, con tus clientes o simplemente para mantener organizadas tus propias tareas y proyectos.
Claro que por el mismo hecho de ser competencia, tanto Asana, como Trello y Monday tienen una que otra cosa que las diferencian entre sí, así que al final es cuestión de gustos y con cuál sientas más comodidad.
Podría decirte que Asana es mi pan de cada día, ¡la utilizo a diario!. En mi caso, la utilizo básicamente para manejar todas mis tareas y manejar las tareas de mi equipo. Lo que amo de Asana es que su versión gratuita es súper completa y funciona perfectamente. No es de estas plataformas que de alguna forma te obligan a pagar su versión premium.
Ventajas de usar Asana
Con Asana tendrás muchísima organización en tu negocio, además cuenta con un app que te permite ver las notificaciones en tiempo real, así como editar y crear tareas en tiempo real, desde tu teléfono inteligente.
A continuación te dejaré un breve video tutorial de como usar el app de Asana, por si te interesa aprender un poco más sobre el uso de esta increíble herramienta, y si quieres leer un artículo mucho más detallado te invito a leer mi artículo: Cómo usar sana para tu negocio.
Asana fue fundada en 2008, pero realmente salió al uso público en 2012. Desde entonces esta herramienta ha crecido muchísimo e incluso se ha convertido en una de las más usadas en el mundo de los negocios digitales, el Marketing y las ventas.
El enfoque de Asana se basa en proyectos y tareas. Y a partir de cada proyecto creado puedes ir desglosando pequeñas tareas y subtareas, asignarlas a compañeros de tu equipo, establecer fecha límite para la entrega, agregarle una descripción detallada de lo que se debe hacer, al igual que comentarios, enlaces y archivos adjuntos, todo referente a la tarea asignada.
Definitivamente la principal ventaja con la que cuenta Asana es su capacidad de comunicación y colaboración en equipo. Pero, ¿cuáles podrían ser las desventajas de utilizar Asana?
Desventajas de usar Asana
Entre algunos de sus aspectos no tan positivos (que a decir verdad no son muchos), está el hecho de que Asana puede volverse un poco abrumador por la cantidad de funciones que tiene, sobre todo para aquellos que apenas están aprendiendo a usarla. Pero nada de qué preocuparse, Asana también es muy intuitiva y realmente no es difícil de usar.
Otra desventaja es que Asana permite un máximo de 15 miembros dentro de un proyecto, y aunque 15 es un número considerable de personas trabajando en una misma planificación, ¿who knows? Algunos proyectos son grandes y precisan de varios integrantes.
Y yéndonos por el mismo tema (recordando que dentro de Asana “proyecto” y “tarea” no es lo mismo) Asana tampoco permite agregar a más de una persona en cada tarea.
Pero si tienes un equipo de trabajo relativamente reducido ó simplemente buscas una herramienta para organizar tus propias tareas, ¡Asana te va a funcionar de maravilla!
A continuación te dejaré un poco más de detalle sobre sus planes y precios:
Como funciona Monday
La historia de Monday es curiosa, porque inicialmente fue creada exclusivamente para el uso interno de una empresa israelí llamada Wix. Eventualmente, se convirtió en una empresa separada y hoy en día es una de las principales plataformas de project management a nivel mundial.
Con Monday puedes planificar, organizar y hacer seguimiento de tareas propias o de tu equipo. Es genial si cuentas con un equipo de trabajo, pues puedes tener todo bajo control en un sólo sitio. Monday también tiene como plus que puedes elegir entre más de 200 plantillas para utilizar dentro de la aplicación, las cuales se basan en equipos reales que usan Monday.
Una de las razones por las que Monday es una herramienta tan encantadora, es por su diseño y cantidad de colores, lo que la hace visualmente atractiva para aquellos que deciden probarla. Además, también es súper intuitiva y fácil de usar.
Por otro lado Monday también permite a sus usuarios colaborar con varios departamentos a la vez y el seguimiento del desarrollo de proyectos. También tenemos que a diferencia de Asana, Monday tiene como ventaja que puedes asignar la misma actividad a varias personas, haciendo que la organización del trabajo sea más fluida para equipos grandes.
A continuación verás detalle de sus planes disponibles y tarifas:
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Como funciona Trello
Personalmente, Trello lo utilizo nada más para gestionar las actividades de mis clientes, mientras que Asana la uso exclusivamente para la gestión interna de mi negocio y equipo de trabajo. Pero al igual que Monday y Asana, cumple más o menos la misma función, y es un una herramienta de manejo de tareas excelente.
Trello se organiza en tableros, dentro de los cuales puedes crear listas, y en las listas puedes añadir “tarjetas”. En las tarjetas puedes agregar lo que quieras: imágenes, documentos, comentarios, archivos o incluso otras listas.
Algo que me encanta de Trello es que también se pueden agregar etiquetas de colores y stickers a los proyectos (lo que hace más fácil diferenciar cada tarea solo de un vistazo).
Además, Trello es una plataforma súper colaborativa, puedes agregar en las tareas la cantidad de integrantes que quieras, incluso entre los miembros de la actividad pueden compartir pizarra en tiempo real, dando la oportunidad de que el trabajo en equipo sea mucho más fluido y dinámico.
En líneas generales, es una plataforma bastante abierta y flexible, pero ¿qué hay de las desventajas?
Todo depende de gustos y colores, pero a algunos usuarios de Trello les molesta un poco el hecho de que todo esté organizado en tableros, ya que cuando el proyecto crece y necesitamos actualizar la información de uno en específico, puede ser un poco tedioso y difícil de encontrar.
De resto, Trello es fantástica y la versión gratuita es bastante cómoda y versátil.
Si quieres saber más sobre el uso de esta herramienta, te invito a pasarte por esta master class de cómo usar Trello para tu negocio, donde te explico a detalle cómo funciona esta súper plataforma.
La idea principal de utilizar una herramienta de gestión de proyectos es que puedas aumentar tu productividad, agilizar procesos y mantener una comunicación fluida y constante con tu equipo y clientes. Otro gran beneficio es que también puedes usar estar herramientas como back up de toda tu información, ya que todo se va almacenando en la nube.
Y tú, ¿con cuál herramienta de manejo de tareas te quedas?
Te mando un fuerte abrazo, desde la virtualidad 
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Mi nombre es Marlin. Después de trabajar en el mundo corporativo por 13 años empecé a emprender online con distintos proyectos. Este que ves hoy, se trata de mi primer Blog donde escribo sobre asistencia virtual y distintas herramientas para emprendedores. Espero que lo disfrutes 🙂
